Die 7 Phasen im Changeprozess – Mitarbeiter richtig einbinden

Die Strategie steht, aber die Strukturen passen nicht mehr zu den Zielen. Ein Changeprozess muss eingeleitet werden. Oft denken Unternehmen vorwiegend nur an die neue Strukturierung ihrer Arbeitsprozesse in ihrer Organisation oder wie diese noch effektiver gestaltet werden können. Wenn die Unternehmenskultur auf der Strecke bleibt, schlägt sich dies in den betriebswirtschaftlichen Zahlen nieder.

Die unterschiedlichen Aspekten im Changeprozess berücksichtigen

Lassen Sie uns das Anhand eines Beispiels näher erläutern. Stellen Sie sich vor ein Unternehmen möchte seine Kunden- bzw. Verkaufsprozesse optimieren. Der Innendienst soll in Zukunft ein Teil der Aufgaben vom Außendienst übernehmen. Die Reisetätigkeit soll reduziert werden. Es sollen nur A- und B-Kunden besucht und neue Kunden akquiriert werden. Der Innendienst soll eigenständig die C- und D-Kunden übernehmen, am Telefon beraten, Zusatzverkäufe tätigen, Leads vorqualifizieren und auch Aktionen entsprechend beim Kunden nachtelefonieren. Für einige manuelle Tätigkeiten wurde von der IT-Abteilung digitalisierte Prozesse entwickelt.

Die Arbeitsprozesse sowie die -inhalte werden sich in Zukunft bei beiden Bereichen wesentlich ändern. Ob Innen- oder Außendienst – die Kundengespräche werden in Zukunft anderes strukturiert sein. Von beiden Parteien wird eine ganz andere Qualität erwartet. Das setzt bei den Innendienstmitarbeiter, die in der Vergangenheit eher eine abwickelnde Tätigkeit hatten, jetzt eine aktive Kundenansprache voraus sowie bei den Außendienstmitarbeiter nicht nur die Betreuung, sondern wesentlich mehr neue Kundenkontakte.

Neben den mentalen Veränderungen werden hier ganz andere bzw. zusätzliche Fähigkeiten und Fertigkeiten erwartet. Entsprechend groß sind häufig die Ängste vor einer solchen Veränderung der Arbeitsprozesse und -strukturen. Sofern hierauf nicht angemessen reagiert wird – auch der Widerstand aus den eigenen Reihen.

Bereits bei der Planung den kulturellen Aspekt berücksichtigen

Bei Veränderungen von Strukturen wird viel geplant, aber die menschliche bzw. kulturelle Ebene kommt oft zu kurz. Für den Projekterfolg sind beide Faktoren entscheidend. Es wird bagatellisiert, nach dem Motto: „Soll sich doch die Führung vor Ort“ darum kümmern.

Führungskräfte sind oft auch hilflos, wenn sich die Ängste und Befürchtungen der Mitarbeiter zu massiven Widerständen gegen das Neue verfestigen. Daraus resultieren wiederum überflüssige Reibungsverluste und Nacharbeiten sowie Terminverschiebungen.

Um diesen Problemen vorzubeugen, sollte bereits bei der Planung von Umstrukturierungen die kulturellen Aspekte berücksichtigt werden. Als hilfreich haben sich folgende Maßnahmen herauskristallisiert:

  • Bereits in der Startphase für die anstehenden Veränderungen werben
  • Interne Veranstaltungen, in denen die Geschäftsleitung die Mitarbeiter über die geplanten Veränderungen informiert
  • Ist der Veränderungsprozess bereits weiter fortgeschritten, so helfen individuelle Coachingmaßnahmen oder Einzelgespräche, die den einzelnen Mitarbeiter beim Meistern der Veränderung unterstützt

Die 7 Phasen des Changeprozesses

Es lassen sich sieben Phasen beim emotionalen Verarbeiten der Veränderungen beobachten.

Phase 1: Zunächst nur ein Gefühl

Die Betroffenen merken, dass sich eine Veränderung anbahnt. Man weiß noch nichts genaues, da es offiziell noch keine Stellungnahme gibt. In der Mannschaft macht sich Unruhe breit. Gerüchte kursieren. Jetzt ist es wichtig mit den Mitarbeitern im Gespräch zu bleiben und Spielregeln für den Umgang mit dieser Situation zu vereinbaren.

Phase 2: Die Angst macht sich breit

Mit der Bekanntgabe des Vorhabens ist die Veränderung präsent. Hoffnungen und Befürchtungen sind akut. Die Mitarbeiter sind fassungslos und wie gelähmt. Die wenigsten können sich jetzt auf die vorgestellten Zukunftsvisionen und Chancen für das Unternehmen und für die Menschen einlassen. Zuhören und Verständnis der Verantwortlichen ist jetzt gefragt.

Phase 3: Die Verteidigung des Althergebrachten

Nach der ersten Furcht folgt auch gleich die Abwehr der geplanten Veränderungen, indem die Betroffenen die Notwendigkeit der Veränderung verneinen, innerlich ablehnen und das Altgewohnte bewahren wollen. Es kann sogar kurzfristig zu einer Produktivitätssteigerung kommen, um der Geschäftsleitung zu beweisen, dass die Veränderungen überflüssig sind. Es kommt zu Verärgerungen. Jeder meint zu wissen, wo es lang gehen muss. Die Notwendigkeit, sich selbst verändern zu müssen, wird nicht akzeptiert. Es gibt keine Alternative: Der Wandel ist unausweichlich.

Phase 4: Die rationale Zustimmung

Den Mitarbeitern wird klar, es muss sich etwas generell verändern. Eine emotionale Auseinandersetzung mit der Veränderung erfolgt noch nicht. Problemlösung findet nicht großartig statt. Man möchte eher die unangenehme Situation beenden. Es wird an unwichtigen Stellen etwas verändert, das aber nicht den erhofften Erfolg bringt. Es führt zu Frustration. Den Mitarbeitern helfen, damit sie sich mit der Veränderung auseinandersetzen.

Phase 5: Die emotionale Zustimmung

Wenn für alle Beteiligten klar ist, dass es kein Weg zurück gibt, ist der emotionale Tiefpunkt erreicht. Die Mitarbeiter haben das Gefühl, wirklich alles versucht zu haben. Es beginnt die Verabschiedung von Althergebrachten. Es ist die verlustreichste Zeit an Leistung. Aber trotzdem muss der Trauer Raum gelassen werden. Dies kann in Workshops oder in Einzelgesprächen erfolgen. Danach kann sich die volle Energie und Leistung auf das Neue ausrichten.

Phase 6: Frei für Neues

Jetzt ist der Weg frei für die Neuausrichtung. Die Neugier auf das Neue erwacht. Man will dabei sein. Es kann noch zu Rückschlägen kommen. Diese werden verarbeitet und als Erfahrung mit hohen Informationswert betrachtet. Die Lernprozesse werden nicht nur dadurch, sondern auch mit Hilfe von Kata Coaching durch die Führungskräfte stabilisiert. Hier spielt die Führungskraft eine ganz wichtige Rolle.

Phase 7: Zusammenführung – die Vollendung

Mit Kata Coaching die Verbesserungsarbeit in der täglichen Arbeit der Mitarbeiter verankern. Nach einer klaren Vorgehensweise werden die Mitarbeiter zielgerichtet entwickelt, um die operativen Prozesse Schritt für Schritt zu verbessern. Dabei soll in einem bestimmten Zeitraum ein definiertes Ziel bzw. ein Ergebnis erreicht werden, damit das Unternehmen möglichst schnell von dem Verbesserungseffekt profitieren kann.

Wir benötigen also eine Routine, die uns schrittweise hilft, sich dem definierten Ziel-Zustand zu nähern und die geplanten Ergebnisse zu erreichen. Der Weg zum Ziel ist dabei nicht vorgegeben. Das Ziel wird bei einer genauen Vorgehensweise erreicht. Dabei sollte der IST- und Ziel-Zustand genau beschrieben sein. Die Führung muss Verbesserung fordern und fördern, damit sie zur täglichen Arbeit wird.

Die Erfahrung zeigt, dass sich diese Phasen in unterschiedlichen Ausprägungen in allen Veränderungsprojekten widerspiegeln. Es ist leichter für Unternehmen, wenn sie Veränderungsprozesse vornehmen, die emotionalen Reaktionen und Zustände ihrer Mitarbeiter im Vorfeld berücksichtigen. Um aber die Ziele der Veränderung zu erreichen, gewinnt das Kata Coaching an immer höherer Bedeutung.

Lesen Sie hier weiter was hinter Kata Coaching steckt und welchen Nutzen es bietet.


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